ClickUp – zarządzanie projektami i nie tylko

Podzielę się z Wami informacją na temat aplikacji, na którą się przesiadamy w Network Interactive, a która służy nam do zarządzania prowadzonymi projektami – wewnętrzne i zewnętrznie (czyli do współpracy z klientem). Jest to klasyczny przykład aplikacji dostępnej w modelu abonamentowym, choć jak na razie udaje się nam korzystać z bezpłatnej wersji (czekam na 2 obiecane przez firmę funkcjonalności by przesiąść się na wersję płatną). My dodatkowo, oprócz klasycznego zarządzania projektami wdrożeniowymi i marketingowymi, wykorzystujemy ClickUp do organizacji także innych procesów – jakich, o tym w dalszej części artykułu. Zapraszam.

Przesiadka z ASANY na CLICKUP

Do tej pory używaliśmy ASANY – asana.com. To też bardzo fajna i rozbudowana aplikacja i ma jeszcze kilka rzeczy, których na ten moment w ClickUp nie ma (szczególnie w wersji płatnej Asany).

Screen aplikacji Asana

Screen aplikacji ClickUp

Asanę wykorzystujemy nadal – prowadzimy w niej jeszcze kilkanaście projektów, które zaczęły się „za jej czasów” i szkoda nam (do ich zakończenia) przenosić wszystkiego. Natomiast warto zaznaczyć, iż ClickUp daje możliwość dość sprawnego importu wszelkich danych z wielu systemów zarządzania projektami – w tym także i Asany. Sprawdzałem – działa.

Co zatem sprawiło, że zaczęliśmy migrację na nowy system? Przede wszystkim:

• osiągnęliśmy limity w wersji bezpłatnej – ilość osób w jednym Workspace (15 + goście i pewnie można kombinować z rejestracją na inne domeny, ale nie o to przecież chodzi) oraz kilka razy wyskoczył mi komunikat, że nie można dodać kolejnego Workspace (choć nie ma o tym słowa na stronie i teoretycznie są nielimitowane)
• złe założenia organizacyjne na początku – najogólniej chodzi o to, że przyjęliśmy sami złe założenia co do tego, co będzie czym i w jaki sposób będziemy wykorzystywać aplikację. Nie zrobiliśmy tego na zasadzie Organizacji (Network), Teamów (Klient), Projektów (projekty dla klienta), tylko na zasadzie Workspace (Klient), Projekty (projekty dla danego klienta).
• bariera finansowa – w takim układzie organizacji jak powyżej, przechodząc na płatną wersję musielibyśmy płacić za unikalnych użytkowników w naszej domenie w każdym Workspace osobno – czyli ile mamy klientów (Workspace), tyle razy byłaby płatność za cały zespół. Niestety – Asana nie odpowiedziała mi jasno czy mogą przekształcić Workspace w Teamy w ramach organizacji.
• brak kilku funkcjonalności, które posiada ClickUp, a które bardzo się przydają w kontekście naszych procesów wewnętrznych
• brak jasnej Roadmapy rozwoju aplikacji – to mi się bardzo podoba w ClickUp, że nie tylko ogłaszają nowe funkcjonalności po fakcie, ale także jest cała Roadmapa tego co i w jakiej kolejności jest robione, można zgłaszać swoje własne uwagi i pomysły, inni na nie głosują, a następnie jest to brane pod uwagę przy konstruowaniu Roadmapy rozwoju aplikacji. Super. Tak powinien działać każdy szanujący się startup…

ClickUp – funkcjonalności, które mnie przekonały

Nie będę się tutaj rozpisywał o wszystkich funkcjonalnościach jakie posiada ClickUp. Przedstawię jedynie te, z których my korzystamy. Przedstawię co, jak, dlaczego.

Jeżeli ktoś chce dowiedzieć się więcej o samej aplikacji – trzeba się pofatygować i odwiedzić stronę https://clickup.com/.

Przypisywanie komentarzy do osób

Jeżeli stworzysz zadanie, pracownik je realizuje, ty komentujesz dając swoje uwagi, sugestie, zalecenia, itd. Wiele komentarzy to wymiana myśli między jedną a drugą stroną, ale są takie, które są kluczowe bo dotyczą tego, co realnie trzeba zrobić jeszcze (np. co poprawić) w ramach tego zadania. Oczywiście można tworzyć subtask, ale nie zawsze jest to użyteczne (szczególnie przy małych rzeczach). Każde subtask to także osobna korespondencja, komentarze, itp. – to komplikuje często sprawę.

Dlatego idealnym rozwiązaniem dla nas okazała się możliwość przypisywania komentarza do osoby – tworzy się z tego takie pseudo-zadanie (lista przypisanych komentarzy), która po wykonaniu i kliknięciu „rozwiązane” po prostu znika. Tak więc, takie mini zadania opisane w komentarzach nie znikają w gąszczu dyskusji.

Data rozpoczęcia i zakończenia zadania

Coś, czego bardzo brakowało w Asanie. Tak trzeba było się umówić, czy data przy zadaniu to data rozpoczęcia, czy planowana data oddania. Tutaj można sobie to osobno ustawić, a dodatkowo można dać zadanie z datami od – do. Te funkcjonalności bardzo pomagają przy przechodzeniu z prostego planowania „zadanie z datą” na „zadanie z terminem realizacji od – do i czasem przypisanym na każdy dzień” – czyli zarządzaniem zasobami godzinowymi dla każdego pracownika z osobna.

Szacowanie czasu

Kolejna rzecz, której strasznie brakowało mi w Asanie (niestety, nawet integracja z Harvest tego nie dawała). W ClickUp mamy wewnętrzny system do szacowania czasu. Dodajemy zdanie i przypisujemy szacowany czas. Jeżeli mamy dodatkowo integrację z aplikacją do rozliczania czasu (u nas to Harvest), to od szacowanego czasu odejmowany jest realnie wykonany, co daje pogląd zarządzającym, ale i pracownikom jak wygląda budżet projektu. Wszystko to ładnie sumuje się też dla danej listy i projektu, więc można mieć pełny obraz. Już nie musimy pisać w opisach zadań, ile czasu na to przewidziano, a dodatkowo wszyscy widzą ile sumarycznie zespół spędził nad danym zadaniem.

Checklisty w zadaniach

W pierwszej chwili myślałem, że to zbędny dodatek, ale gdy zrozumiałem ich ideę okazało się, że w wielu wypadkach są niezastąpione. Zamiast wypunktowywać w opisie zadania co jest do zrobienia, można stworzyć checklistę, którą da się odklikiwać po wykonaniu. Idealna sprawa w zadaniach, w których chcemy by ktoś wykonał konkretne punkty i by czasem nie zapomniał o czymś ważnym. Oczywiście, można stworzyć subtaski – ale jak wspomniałem, u nas zadanie dodaje się wówczas, gdy wymaga osobnego opisu i jest „większym” przedsięwzięciem w ramach danego zadania głównego. Ale są elementy które są ważne, ale nie wymagają jakiegoś większego opisu… Przykładowo, przy zadaniu o przerzuceniu projektu online do checklisty dodać można: sprawdzić linki, dodać GA, usunąć noindex i nofollow, dopisać projekt do listy uruchomionych itd. Nie są to elementy co do których trzeba byłoby tworzyć zadania i opisy – u nas są one stałym procesem przy uruchomieniu projektu, więc w ramach zadania wystarczy je po prostu przypomnieć w takiej formie.

Zadania powtarzalne

Dobrze jest móc ustawić sobie np. co miesiąc zadanie: „Wygenerowanie raportu z działań marketingowych” i ustawić go na tyle miesięcy, na ile podpisana jest umowa.

Własne szablony (projektów, list, statusów itd.)

Możliwość tworzenia własnych szablonów bardzo polubiłem wraz ze zwiększoną ilością przychodzących klientów. Tworzenie dla każdego Space’a w ClickUp stało się teraz proste i szybkie. Dodaj Space, na bazie szablonu, dodaj statusy na bazie szablonu, dodaj projekt i załatwione :). Bardzo przydatne, szczególnie wówczas gdy obsługujemy kilka rodzajów projektów – tworzymy kilka szablonów i każdy Space wygląda tak samo, a nie tak, jak sobie akurat PM wymyśli :).

Różne widoki listy zadań

Zauważyłem, że nawet w jednym zespole są osoby, które inaczej wyświetlają listy zadań. Jedne lubią BOARD, inne LIST, a jeszcze inne często przełączają się czasowo na TIME i planują cały tydzień, miesiąc, projekt… Bardzo użyteczne – nie trzeba nikomu narzucać formy, może ją wybrać i dostosować do własnych potrzeb.

Własne statusy dla zadań

To również bardzo fajne rozwiązanie. Nie ma jednej z góry narzuconej listy statusów – są propozycje często wykorzystywane, ale można stworzyć własne szablony, ale też modyfikować dla pojedynczych klientów. U nas najczęściej działamy na własnym szablonie, ale dla niektórych klientów mamy specjalnie zmodyfikowany pod ich potrzeby (np. dedykowany proces od koncepcji do wdrożenia różnych rozwiązań, z uwzględnieniem procesów akceptacyjnych po stronie klienta).

Co poza tym?

Poza funkcjonalnościami bardzo do gustu przypadła mi sama aplikacja – jej design, UX oraz logika. Aplikacja jest po prostu ładna, wg mnie bardzo użyteczna i funkcjonalna, a sama logika działania i podstawowe funkcjonalności które miała w standardzie świetnie wpasowały się w nasze procesy.

Duża ilość integracji z zewnętrznymi systemami, dostępność API w razie potrzeby (niedługo będziemy z niego korzystać), masa dodatków ułatwiających życie i pracę codzienną przy projektach (np. dodatek do Chrome robiący screeny i zapisujący wraz z zadaniem; dodatek do zapisywania stron internetowych do zadania wraz z komentarzem, itd.).

ClickUp bardzo ułatwił nam pracę i przyspieszył / zautomatyzował niektóre procesy. Np. fakt, że nie musimy już skakać między Asaną a Harvestem w celu sprawdzania budżetu projektu, jego zużycia na poszczególne etapy i w skali całego projektu – to dla nas zbawienie. PM ma dużo mniej pracy i nie musi odpowiadać członkom zespołu ile jeszcze mogą poświęcić na projekt lub czy taka a taka rzecz, wycenione na tyle zmieści się w budżecie.

Dodatkowo – stałe aktualizacje, dodawanie nowych rozwiązań, konsultowanie z użytkownikami formy rozwiązań, jasna i klarowna Roadmapa rozwoju, szybka reakcja na zapytania mailowe czy przez system zgłoszeń – to wszystko składa się na to, że bardzo polubiłem ClickUp i jestem z niego zadowolony. Zespół także powoli przekonuje się do nowości, choć niektórym trudno jest się po latach przesiadać z Asany.

Funkcjonalności na które czekam…

Niemniej jednak jak dla mnie w aplikacji brakuje jeszcze kilku kluczowych (z mojego punktu widzenia) rzeczy. Są też takie, o planowanym powstaniu których dopiero się dowiedziałem gdy czytałem zgłoszenia innych użytkowników, a które trafiły do Roadmapy rozwoju projektu. Poniżej przedstawię kilka z nich, ale jest ich o wiele więcej – zapewniam.

Role użytkowników i płatność za userów

W chwili obecnej mamy sytuację, której twórcy na początku chyba nie przewidzieli. Mamy 2 rodzaje użytkowników – „Admin” i „zwykły user”. W obecnej logice, chcąc przejść na płatną wersję musiałbym zapłacić za wszystkich dodanych do TEAM’u. Niby to normalne, ale w naszym wypadku, ClickUp służy nie tylko do wewnętrznego zarządzania projektem, ale także do komunikowanie się na etapie realizacji z Klientem. Klient od samego początku ma dostęp do każdego projektu. Widzi zadania, widzi osoby realizujące dane zadania, itd. Użytkowników mamy więc znacznie więcej niż osób pracujących w firmie, a płacenie za klientów nie jest zbyt optymalnym rozwiązaniem.

To jest jeden z powodów, dla których jeszcze nie przeszliśmy na wersję płatną (która ma jeszcze lepiej rozwinięte choćby raporty z planowania i rozliczania czasu). Zgłosiłem to już na początku i dość szybko dostałem odpowiedź, że podział użytkowników na role i GUEST USERS to są przewidziane w rozwoju funkcjonalności. W sumie chwilę już na nie czekam, ale na razie dajemy jeszcze radę na wersji bezpłatnej.

Custom fields

Funkcjonalność podpatrzona trochę z ASANY, która już to wprowadziła. Możliwość dowolnego ocechowania zadań różnymi znacznikami, które potem mogą zostać wyszukiwane / filtrowane na liście. Funkcjonalność z tego co widziałem ma już status IN PROGRESS więc czekamy na jej oddanie.

Mockupy i piny na obrazkach

Na to czekam także z utęsknieniem. Oprócz zastosowań wewnętrznych widzę tu potencjał wykorzystywania tego przez Klientów. Która z agencji (lub który pracownik z agencji) nie miał problemu z Klientami, którzy nie do końca potrafią wytłumaczyć gdzie jest na stronie element, który chcieliby przesunąć w lewo / prawo, albo pokolorować inaczej.

W ClickUp przewidziano funkcjonalność która, będzie robiła screena całej / wycinka ekranu, a następnie umożliwi za pomocą PIN’a wskazanie elementu o który chodzi i opisanie przy pinie o co chodzi… do tego, w łatwy sposób będzie można to zmienić w osobne zadanie i przypisać do odpowiedniej osoby. Znacznie przyspieszy to cały proces i zmniejszy ilość nieporozumień. Do tej pory korzystaliśmy z zewnętrznych narzędzi do tego, ale czasami trudno jest Klienta namówić do instalacji lub rejestracji w jeszcze jednym narzędziu… a tu, będziemy mieć wszystko pod ręką, w jednym miejscu, z którego Klient i tak korzysta nawiązując współpracę…

Automatyczne zamykanie zadań po określonym czasie

To już moje zgłoszenie. Jako że Klienci najczęściej nie zamykają zadań oddanych do akceptacji (ale zawsze komentują jeżeli coś jest nie tak jak trzeba), wymyśliłem funkcjonalność, która opiera się na zasadach współpracy opisanych w naszej umowie. Jeżeli Klient nie zgłasza uwag do oddanego zadania w określonym terminie, uważa się je za przyjęte w formie zgłoszonej do oddania.

Aby nie zaśmiecać sobie zatem statusu „Do odebrania” lub „Zrealizowane” fajnie byłoby mieć funkcjonalność dającą możliwość automatycznego zamknięcia zadania po określonym czasie (godziny, dni, itd.).

Ok, wiemy już więc trochę na temat moich ulubionych funkcjonalności z ClickUp. Jednak żadne narzędzie nie będzie przydatne ani użyteczne w organizacji, do momentu w którym nie zostanie wplecione w procesy działające w tej organizacji.

Jak zatem my, w Network Interactive wykorzystujemy ClickUp? Jakie procesy wspiera, automatyzuje, usprawnia? O tym poniżej…

Jak organizujemy pracę w ClickUp?

Zacznijmy od podstaw. Każdy korzystający z tej aplikacji musi przyjąć pewne założenia tego, jaką formę przyjmiemy do organizowania pracy. Jak to jest ważne wspominałem wcześniej, przy okazji opisywania dlaczego rezygnujemy z Asany. Jednym z elementów były właśnie błędnie przyjęte założenia początkowe.

Na początku jest TEAM

Zdecydowaliśmy się na stworzenie jednego Teamu do którego dodajemy zarówno naszych pracowników, jak i klientów. Z uwagi na to, iż Team jest wspólny oraz że nie ma jeszcze podziału na role użytkowników, takie podejście wiąże się z potrzebą tworzenia każdego Space’a jako „Prywatnego” i przypisywanie do niego konkretnych użytkowników. W naszym przypadku to cały zespół (pracownicy) oraz konkretni użytkownicy Klienta.

Space = Klient

Przyjęliśmy, iż każdy pojedynczy klient będzie miał tworzony osobny Space. Space to najwyższa struktura organizacyjna w ClickUp w ramach której można organizować projekty i zadania. Założenie nasze jest takie, iż w ramach Space’a Klienta trzymamy wszystkie realizowane dla niego projekty. ClickUp umożliwia tworzenie nieograniczonej ilości Space’ów. Można je usuwać, ale także archiwizować z możliwością ponownego przywrócenia.

Projekty = Projekty

Projekty są dla nas podziałem po prostu na projekty. Dla jednego Klienta najczęściej prowadzimy ich wiele. Osobnym projektem jest każde z realizowanych stron, każdy realizowany sklep. Osobny projekt ma także abonament wsparcia marketingowego oraz technicznego.

Listy w projektach = Etapy realizacji

Najniższy poziom w strukturze mają listy. Przyjęliśmy założenie, iż:

• W przypadku projektów wdrożeniowych, są to poszczególne etapy realizacji projektów;
• W przypadku projektów wsparcia, listy są następujące: Koncepcje do omówienia, Działania marketingowe, Wsparcie techniczne.

Statusy = Statusy realizacji zadań

Statusy przyjęliśmy sami, zgodnie z naszym modelem pracy. Są one następujące:

• OPEN – status domyślny, nie można go zmienić ani usunąć. Wykorzystujemy go do dodawania zadań, które nie zostały jeszcze nikomu przypisane. Czasami są one np. w trakcie ustalania szczegółów, itd.
• DO REALIZACJI – zadanie przesunięte tutaj stają się zadaniami gotowymi do realizacji. Nie są najczęściej przypisane jeszcze do nikogo, ale są w pełni opisane i zawierają wszelkie dane potrzebne do ich realizacji. Zespół, w razie braku zadań, może samodzielnie czerpać zadania z tym statusem i je realizować, lub czekać na przydzielenie przez PM’a.
• REALIZOWANE – tutaj znajdują się wszystkie zadania, które aktualnie są w trakcie realizacji.
• DO ODEBRANIA – po realizacji zadania, każdy pracownik zgłasza zadanie do odebrania przez Klienta.
• POPRAWKA / BŁĄD – w to miejsce trafiają zadania, które zostały nieprawidłowo wykonane. Dzięki temu poznajemy procent zadań, które wynikają z naszych błędów i możemy odpowiednio reagować.
• CLOSED – status domyślny, nie można go zmienić ani usunąć. Każde wykonane i odebrane zadanie trafia w końcu tutaj, co zamyka proces jego obsługi.

(kliknij w PIN by aktywować opis)

Space

W tym miejscu mamy SPACES, czyli u nas jest to najczęściej nazwa Klienta.

right

1

#ffffff

Projekty

W tym miejscu mamy pojedyncze projekty.

right

1

#ffffff

Listy

Listy są u nas równoznaczne z etapami.

right

1

#ffffff

Statusy

W tym miejscu widoczne są statusy dla zadań.

bottom

1

#ffffff

Inne ważne elementy organizacyjne

Pozostałe elementy dotyczą głównie wewnętrznych zasad wykorzystywania poszczególnych elementów i są to rzeczy bardziej umowne, niż związane z funkcjonalnościami.

Są jednak takie, które realnie wpływają na efektywność pracy zespołu. Jedną z takich rzeczy jest szacowanie czasu realizacji zadania. Wewnętrzna funkcjonalność ClickUp pozwala na przypisanie do zadania szacunkowego czasu. My traktujemy to jako informację dla wykonującego, w jakim maksymalnie czasie dane zadanie powinno zostać wykonane. W połączeniu z funkcjonalnością aplikacji do zliczania czasu daje możliwość bieżącego monitorowania wykonanego czasu do zaplanowanego – dla danego zadania, grupy zadań, etapu projektu, czy też projektu jako całości. Dane są na bieżąco wymieniane z aplikacją do zliczania czasu pracy (u nas na razie jest to Harvest).

ClickUp: Screen z wyglądu listy – podsumowanie etapu

Do tego, jak wspomniałem, dochodzą pewne procesy umowne, ustalane wewnętrznymi procedurami. Przykładowo – pracownik realizujący zadanie ma obowiązek po przekroczeniu 50% planowanego czasu na zgłoszenie do PM czy realizacja w wyznaczonym czasie jest do utrzymania… Takich warunków oczywiście jest / może być więcej. Nie wszystkie są do realizacji z użyciem aplikacji, ale czasami można ją wykorzystać – np. w w/w przypadku zgłoszenie może być zrealizowane przez komentarz dodany do zadania.

Podsumowanie

Być może artykuł może być odebrany jako sponsorowany na rzecz ClickUp – ale zapewniam, nie mam z tego żadnych benefitów. Aplikacja po prostu na tyle mi się podoba, że postanowiłem ją opisać, ale nie w tradycyjny sposób przez omawianie jej zalet i wszystkich funkcjonalności. Opisałem po prostu ważne dla mnie (i firmy) elementy przedstawiając dodatkowo, jak z nich korzystamy wewnętrznie.

Z pewnością część czytających ma własną aplikację, która dla nich są nie do pobicia. Ja przez kilkanaście lat pracy w branży przeszedłem przez etapy używania przeróżnych narzędzi i aplikacji do zarządzania projektami, i jak na razie, ClickUp najbardziej przypadł mi do gustu.

Mam też świadomość tego, że oprócz wdrożenia aplikacji w firmie, bezwzględnie należy stworzyć i opisać procesy i zasady korzystania z aplikacji i jej funkcjonalności. W innym wypadku żadna aplikacja nie powstrzyma powstawania bałaganu, a to prowadzi do zmniejszania efektywności. Jeżeli przykładowo każdy z PM będzie rozpisywał zadania członkom zespołu wg innego klucza, to będą oni za każdym razem tracić czas na „uczenie” się zasad każdego PM’a. To nie jest efektywne i żadna aplikacja w tym wypadku nie pomoże.